F2 CASE | FINANZMINISTERIUM, DÄNEMARK
Dänisches Finanzministeriums nutzt F2 für die Digitale Transformation
herausforderung
Die Hauptverwaltung des dänischen Finanzministeriums besteht aus fünf Behörden: Dem Finanzministerium, dem Amt für Modernisierung, dem Amt für Digitalisierung, dem Amt für staatliche Verwaltung sowie dem staatlichen IT-Service. Der Fokus des Projektes war, eine Lösung für das gesamte Ministerium und seine Behörden umzusetzen.
Die Behörden befinden sich über mehrere Standorte in Kopenhagen verteilt. Das Amt für staatliche Verwaltung befindet sich außerhalb von Kopenhagen, im schönen Nordjütland.
Die Hauptverwaltung hatte den Wunsch nach einer gemeinsamen Standard DMS/VBS-Lösung, die zwei andere Systeme ablösen sollte. Innerhalb dieser Lösung sollte die allgemeine Verwaltung von Workflows möglich sein, über die gesamte Hierarchie hinweg, von der Sachbearbeitung, über die Leitungsebene bis hin zum Staatssekretär und der Ministerin. Ziel war es, das gesamte Verwaltungsverfahren innerhalb von F2 digital umzusetzen – sowohl innerhalb der fünf Behörden, als auch für die Hauptverwaltung.
Ein Hauptaugenmerk im Prozess lag darauf, individuelle und leicht zugängliche Einstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten zu etablieren, um sowohl die Hauptverwaltung als auch die Behörden optimal zu unterstützen.
Mit der Einführung der Software sollten einfache und zuverlässige Entscheidungs- und Sachbearbeitungsprozesse etabliert werden. Nutzer*innen sollen beim Verwenden des Systems auch über ihren Arbeitsbereich hinweg eine bessere Zusammenarbeit erleben können. Voraussetzung dafür war ein benutzerfreundliches und flexibles System, das die Wissensteilung und Zusammenarbeit über Arbeitsgänge, -situationen und Fachgruppen hinweg erleichtert und fördert.
Das dänische Finanzministerium hat sich für die cBrains Standard-Software F2 entschieden, um diese Anforderungen umzusetzen.
Kundenname
Hauptverwaltung des dänischen Finanzministeriums, inklusive:
- Amt für Modernisierung
- Amt für Digitalisierung
- Amt für staatliche Verwaltung
- Amt für staatlichen IT-Service
Branche
Ministerium
Lösung
F2 als eine Produktion-/Verwaltungsplattform für die Hauptverwaltung des dänischen Finanzenministeriums und seiner fünf Behörden.
Projektzeitraum
September 2017 – Oktober 2018
Anzahl der Anträge
1.600
Projektmanagementmethode
PRINCE2
LÖSUNG
cBrain lieferte mit F2 die passende Software für die digitale Vorgangs- und Dokumentenverwaltung. F2 ist eine flexible Standardsoftware. Durch Zusatzmodule kann die Funktionalität des Standardsystems erweitert und speziellen Kundenanforderungen angepasst werden.
F2 wurde entwickelt, um die Arbeitsgänge der öffentlichen Verwaltung digital zu unterstützen (Out-of-the-box) – F2 wurde insbesondere gemeinsam mit Verwaltungsexperten entwickelt. Im Ergebnis ist F2 nicht nur ein Digitalisierungstool, sondern auch ein Tool, das die digitale Transformation der Verwaltung unterstützt. F2 ist darauf ausgelegt ein modernen Kollaboration-Tools zu sein.
Das digitale „Betriebssystem“ oder „Produktionssystem“, welches F2 ist, hat beim dänischen Finanzministerium die Funktionalitäten für Anfrage- und Mitzeichnungsprozesse erhalten. Diese Module geben einen Überblick über den Bearbeitungsstatus und den „physischen“ Aufenthaltsort eines Genehmigungsverfahrens in der Organisation. Darüber hinaus wird sowohl der medienbruchfreie als auch mobile Mitzeichnungsprozess auf allen Ebenen unterstützt: Man kann auf Ebene der Sachbearbeitung einen Mitzeichnungsprozess bzgl. eines Vorgangs starten, den die Behördenleitung auf dem iPad/Tablet-PC ansehen, bestätigen und ggf. unterzeichnen kann. Die Mit- bzw. Unterzeichnung auf dem iPad/ Tablet-PC erfolgt über eine App, den F2 Manager.
Der F2 Manager ist eine App für Mitzeichnungsprozesse und für die Tagesmappe. In der Tagesmappe werden der Leitungsebene relevantes Material für Meetings bereitgestellt werden. Dokumente können während der Meetings oder Mitzeichnungsprozesse annotiert werden. Das digitale Feedback wird unmittelbar nach der Bearbeitung durch die Leitungskraft den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Noch während eine Leitungskraft im Meeting oder im Zug sitzt können die Mitarbeitenden eine aktualisierte Version produzieren - sie müssen nicht mehr warten, bis die Leitungskraft zurück im Büro ist. Mitzeichnungsprozesse können im F2 Manager und F2 Desktop komplett digitale abgewickelt werden. Zu keiner Zeit im Prozess müssen Dokumente manuell oder in anderen Systemen unterschrieben werden.
F2 konnte innerhalb eines Jahres für das Finanzministerium mit der cBrain-Implementierungsmethode eingesetzt werden. Insgesamt profitieren heute 1.600 Mitarbeitende von optimierten digitalen Prozessen.
F2 - Eine integrierte Standard-Software zur Digitalisierung aller Arbeitsgänge
